Os eventos virtuais estão aqui para ficar, mas não são todos iguais, desde o cansaço do zoom até à falta de envolvimento, e uma má experiência geral do participante, pretende evitar cometer os erros típicos e, na verdade, proporcionar uma grande experiência de evento, quer o faça online ou não.

Para dar todas as dicas do ofício, sentámo-nos com Aleksandra Panyukhina, especialista em eventos virtuais, para lhe dar todos os melhores conselhos, dicas a ter em mente, e melhores práticas de eventos virtuais.

Por isso, sem mais delongas, vamos saltar para dentro.

Sobre Aleksandra Panyukhina

No evento de marketing da tecnologia b2b há mais de 8 anos e tendo trabalhado com grandes corporações como a SEMrush e Veeam Software, Aleksandra Panyukhina é agora uma especialista em eventos virtuais. Quando a covid atinge, ela começa a navegar pela primeira vez para o espaço de eventos virtuais. Ela trabalhou com startups e ajudou-os a navegar na nova realidade. Como ela própria admite, não gostava muito de eventos virtuais desde o início: "No início estava céptica em relação a estes eventos, mas acabei por ser uma grande defensora do virtual".

Ela tornou-se uma grande parte das estratégias do evento destas empresas, ajudando-as a pensar nos objectivos e no valor que querem trazer ao seu público em primeiro lugar, antes de entrar no tipo e no conteúdo do evento.

O que é que faz um bom evento virtual?

Conteúdo

A maior diferença entre um bom evento virtual e um mau evento é o conteúdo. A única coisa a ter em mente é ter um conteúdo que realmente traga valor ao seu público específico. Isso significa trazer para a mesa conteúdos originais, novos e interessantes. Mas como todos sabemos, não é fácil encontrar tópicos que ainda não tenham sido discutidos até à morte.

"Conteúdo único, é difícil. Não podemos realmente afirmar que fornecemos sempre conteúdo único, mas podemos fornecer novos ângulos para os mesmos problemas. Podemos discutir novos desafios e novas formas de pensar sobre os mesmos conceitos. ”

Oradores

"Encontrar oradores que possam traduzir estes conceitos através da sua perícia".

A segunda coisa mais importante a ter em mente são os seus oradores de eventos virtuais. Já fomos todos a webinars, conferências virtuais ou eventos ao vivo onde o tema parece super interessante, mas quando a conferência começa, o orador é de muito pouca energia, não conhece o seu tema tão bem como esperado, não consegue realmente explicar os conceitos claramente, ou tem uma entrega muito má. Pode realmente fazer ou interromper a sessão. Portanto, não se esqueça de escolher um bom orador enérgico que saiba comunicar a sua perícia.

Experiências virtuais interactivas

Por último, mas não menos importante, pode também melhorar a experiência online com diferentes tipos de ideias e actividades de eventos virtuais, como um espaço virtual para o trabalho em rede, fóruns, e alguma gamificação. Por exemplo, pode adicionar música, uma aula de yoga, um espectáculo de improviso, happy hours, e muito mais. Mas tudo isto é basicamente apenas algum prazer de ter, nunca deve ser o foco principal. 

A fundação é realmente o conteúdo e a forma como é entregue pelo orador;

"Pode-se criar eventos divertidos e divertidos, mas a menos que as pessoas tenham alguma experiência de abertura de olhos, como um momento Ah-Ah, as pessoas não se lembrarão disso. O público preocupa-se com o que lhe tiraram, com quem se ligaram, e com o que aprenderam".

Os peritos nas suas áreas precisam desses momentos Ah-Ah para se lembrarem realmente do evento e os acharem valiosos para eles. É provável que, se tiver experiência num campo, não há muito mais que possa aprender sobre este tópico específico, mas ao fornecer um novo ângulo, novas ideias, seja com discussões ou conteúdo de qualidade, podem encontrar uma nova forma de pensar sobre um tópico específico e achá-lo muito valioso.

Uma boa forma de proporcionar essas experiências de aprendizagem é fornecer conteúdos novos e interessantes, e a forma como o faz é através do envolvimento do seu público. Existem múltiplas formas de o ajudar a envolver o seu público, desde as salas de discussão para o networking, a estrutura do evento, os oradores, a forma como as pessoas participam (mesas redondas, grupos de discussão, workshops). Pode obter a sua perspectiva de forma criativa, quer seja durante um evento ao vivo, um evento híbrido ou um evento virtual; criando sessões de breakout, sondagens antes, durante e depois, fazê-los escolher tópicos de discussão, ter iniciativas divertidas para colaboração, e muito mais.

É claro que o próprio público também tem de se certificar de que mergulham no evento e de que realmente participam;

"Pare de olhar para os seus e-mails ou para o LinkedIn, e mergulhe no conteúdo e mergulhe nele. É importante para o seu cérebro mudar a sua perspectiva e obter um momento diferente do seu dia-a-dia normal, para mudar os seus ângulos. Ajuda-o a desbloquear ideias. O teu cérebro tem uma pausa e dá novas ideias que já tinhas, que estavam simplesmente escondidas".

O que ter em mente ao organizar o seu evento virtual?

Sessões mais curtas mas melhores

Para ter o melhor evento virtual possível, a primeira coisa a ter em mente é, evidentemente: conteúdo. Não só sobre o que irá falar, mas também como. Quando estiver na fase de planeamento do evento, pense no número de sessões, e quanto tempo elas demoram.

As pessoas já estão em reuniões virtuais durante todo o dia, pelo que não se pretende que elas assistam a um milhão de sessões todos os dias. Dividir as sessões em alguns blocos temáticos e minimizar as escolhas que o seu público tem de fazer. Por exemplo, tenha 2 blocos para 2 pessoas diferentes com algumas sessões de 30 minutos no dia para cada bloco.

Fazer com que seja lógico continuar e permanecer envolvido durante todo o evento com sessões diferentes que se ajustem ao tópico e à pessoa e que possam realmente jogar bem uns com os outros e completar a informação.

Sessões de 30 minutos ou menos são normalmente suficientes para dar toda a informação útil.

"Muitos organizadores têm discussões de 45min, notas-chave de 50min, etc. Mesmo com o conteúdo mais interessante, após 30 minutos as pessoas perdem a atenção e afastam-se. Mantenha-o abaixo dos 30min, pode empacotar toneladas de insight em 20-25min, desde que esteja bem preparado e destile informação".

Pode perguntar-se como ter sessões mais curtas, Aleksandra recebeu algumas dicas muito boas:

"Temos tendência para fazer muitas coisas desnecessárias; discussões sobre a importância da discussão, agradecendo a presença de todos, tentando convencer as pessoas de que o evento é óptimo ou vai ser óptimo... Se as pessoas aparecem, querem ouvir o orador, sabem que é importante, não precisam de o reafirmar. Pode facilmente cortar a penugem, e entrar logo na parte da aprendizagem".

Produção áudio e vídeo de qualidade

Com os eventos virtuais, as pessoas estão a tornar-se cada vez menos clementes quando se trata de qualidade de vídeo e áudio. Quer utilize transmissões ao vivo em tempo real ou conteúdos pré-gravados a pedido, a sua qualidade de videoconferência tem de ser de primeira qualidade.

Certifique-se de que está bem equipado e preparado com equipamento de boa qualidade de áudio e vídeo, um bom fundo, boa ligação à Internet. Com vídeo de boa qualidade, pode reutilizar este conteúdo e reutilizá-lo no seu website, nas redes sociais, ou disponibilizá-los após o evento.

Conteúdo ao vivo vs conteúdo pré-gravado

A utilização de conteúdos pré-gravados em vez de ao vivo pode ajudá-lo a ter mais controlo sobre a qualidade da apresentação, mas certifique-se apenas de revelar que esta é de facto pré-gravada e não ao vivo. Uma boa prática seria ter o orador a responder a perguntas e respostas ao vivo enquanto a gravação da apresentação é reproduzida.

Também pode utilizá-lo como regalias adicionais carregadas na sua plataforma de eventos virtuais ou aplicações de eventos, para ser observado mais tarde.

Se disponibilizar o seu conteúdo após o evento, pode ser uma prerrogativa que as pessoas gostam. Compreende que as pessoas estão ocupadas, pelo que tem outros conteúdos preparados para elas.

"A mensagem é importante aqui, não lamentem que não tenham conseguido chegar ao evento ao vivo, apenas tenham boas opções para eles. Seja flexível. Ter algumas sessões exclusivamente ao vivo, mas também alguns conteúdos que possam ser enviados".

No entanto, os eventos ao vivo são sempre melhores, há algo imprevisível, uma experiência que é partilhada entre todos e que a torna melhor. É única. 

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Porquê mudar de um evento físico para um evento virtual?

Clientes ou audiência distribuída

Uma razão pela qual escolheria eventos virtuais em vez de eventos físicos é se tiver uma base de clientes muito distribuída e quiser ter um grande evento (lançamento de produtos, anúncios, etc.). É muito mais fácil ter um evento global online do que voar para um local. O seu alcance será muito melhor com um evento virtual.

"Também pode ter hubs de satélite presenciais ou eventos físicos mais pequenos que conduzam ao evento virtual. “

Orçamento limitado

Outra boa razão para se tornar virtual é se tiver um orçamento limitado. Não tem milhões de dólares ou simplesmente não quer deitar fora centenas de milhares de dólares num enorme evento presencial.

"Não é a opção pobre, é a opção inteligente".

Pense no valor que quer dar ao seu público, nós queremos esse sentimento global, mas queremos que eles saibam que somos reais: pequeno evento presencial em vez de virtual, mas se quiser mostrar que é grande, e conseguir muito tráfego, pode realizar um evento virtual muito fixe e conseguir os seus objectivos.

Sustentabilidade

Outro motivo muito importante para considerar eventos virtuais é o aspecto da sustentabilidade.

"A sustentabilidade também pode ser uma razão muito boa. Os eventos virtuais são mais sustentáveis (pegada de carbono muito baixa). Se faz parte da sua tomada de decisão, deve ser vocal sobre o assunto, e tê-lo em consideração".

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O que é que as pessoas estão a fazer mal neste momento com os seus eventos virtuais? O que precisa de ser mudado? 

Aqui estão algumas coisas que os planeadores de eventos estão a fazer mal quando fazem o seu planeamento e gestão de eventos:

• As sessões são demasiado longas
• Demasiadas sessões num dia
• Falta de narração de histórias ou tema claro
• Não levar o seu público em consideração
• Não envolver o seu público
• Conteúdo genérico em vez de alto nível
• Confiar mais na tecnologia de eventos do que no conteúdo de qualidade

"Nem todos têm poder para correr o risco e ser mais nichos, mais controversos, e mostrar perspectivas diferentes, ou mais conteúdo técnico, em vez de conteúdo super geral".

Se não tiver medo de correr riscos e se esforçar muito para desenvolver o tema, o seu conteúdo terá mais ressonância com o seu público. Por vezes, os tópicos são decididos por marqueteiros e planeadores de eventos e não pelos especialistas na matéria. O público é mais avançado do que eles, o que resulta num conteúdo genérico que não é super relevante para ninguém.

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O que é que faz um bom orador para um evento virtual?

Há alguns pontos-chave que fazem ou quebram um orador.

Confiantes nos seus temas

Antes de mais, têm de estar confiantes no que partilham. Não só devem ser especialistas nos seus temas, como devem ter a confiança necessária para falar sobre o assunto em palco e saber o suficiente para responder a perguntas e discuti-lo após a sua sessão ou nas perguntas e respostas.

Capaz de destilar informação

Algumas pessoas tendem a falar muito, tendo sentenças intermináveis, explicando em demasia, tornando assim as suas sessões bastante longas e não tão dinâmicas. Em particular em eventos virtuais, uma vez que não têm a reacção do público, continuam a explicar e a andar em círculos.

Ser capaz de destilar e colocar o valor no menor número de palavras possível é crucial. É uma bandeira de confiança. Ser capaz de dizer o que se quer dizer em poucas palavras, ser específico, pontual, não genérico, e dar exemplos accionáveis, são todos muito importantes.

"Uma forma divertida de pensar é encorajá-los a pensar em formato Twitter; as pessoas podem pegar nessa citação e publicá-la no Twitter? Será que funcionaria? Ser compreendido? E acrescentar valor?"

À vontade num ambiente virtual

Quer um orador que esteja à vontade num ambiente virtual, que tenha bom equipamento e que saiba utilizar a tecnologia. É importante que conheçam o seu caminho em torno de eventos áudio-vídeo e virtuais, mas também se preocupem com a experiência que os participantes estão a ter. Um orador profissional, ou alguém que esteja habituado a falar em eventos virtuais, terá normalmente equipamento de boa qualidade e saberá como se apresentar.

"Ter bom equipamento áudio-vídeo para um altifalante é tão importante como vestir-se ou arranjar o cabelo. Num evento presencial, não vai aparecer com as suas calças de treino, então porquê aparecer com má qualidade de vídeo, ou má iluminação num evento virtual?".

Capaz de envolver a audiência

Envolver a audiência é muito importante, claro que depende também dos organizadores e dos anfitriões do evento, mas faz uma experiência muito melhor se o seu orador também conhecer técnicas de envolvimento e for capaz de envolver a sua audiência. Quer, entre outras coisas, alguém que tenha alta energia, que seja carismático e que tenha uma entrega dinâmica.

"Caso contrário, se tiver oradores um pouco menos envolventes, poderá equilibrá-lo com hospedeiros e moderadores muito dinâmicos que possam trazer a energia entre oradores, com grandes segways e intro".

Como obter o melhor retorno do seu investimento com eventos virtuais? 

Tudo depende dos seus objectivos, se o seu alvo estiver a fechar novos negócios muito rapidamente, os eventos podem não ser a sua melhor aposta. No entanto, se quiser trazer novo conhecimento à sua marca, os eventos virtuais são perfeitos.

"Se precisar de fechar um negócio, pense num evento que ajude a fechar este negócio, trabalhe com a sua equipa de vendas para compreender os principais obstáculos a enfrentar, e enfrente-os com o seu evento. Pode fazer mais tópicos de nicho com menos público, que ajudarão verdadeiramente as conversões".

Se está a pensar no futuro, e que o seu objectivo é mais colocar a sua marca no radar, é bom realizar eventos maiores e eventos virtuais. Desta forma pode ter um primeiro ponto de contacto, algum envolvimento, ter primeiras conversas, para se ligar e continuar as discussões.

Outro objectivo poderia ser alimentar a sua comercialização de conteúdos. Conteúdos que irão alimentar o seu blogue, e que podem ser reutilizados. Os eventos virtuais podem ser uma boa fonte de conteúdo que teria de criar de qualquer forma, por isso é uma boa maneira de tirar partido dos seus eventos e ter um melhor ROI.

Tem de se certificar de que todos estão em linha com o ROI para este evento e a razão pela qual está a acolher este evento. 

"O formato do evento é informado pelo que se pretende alcançar, quando se pensa nos objectivos e todos concordam com o objectivo, pode-se chegar à decisão de que um evento virtual não é o que se precisa".

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Que KPIs são mais importantes a seguir para os seus eventos virtuais? 

Existem 3 categorias de KPIs a seguir para os seus eventos virtuais: Métricas relacionadas com receitas, métricas não-receitas, e sinais de audiência.

Métricas relacionadas com as receitas :

Se o seu objectivo é obter mais receitas, aqui estão alguns KPIs que deveria estar a analisar.

• Número de MQL que estiveram presentes.
• Contas alvo que alcançou e contratou.
• Quanto do gasoduto existente foi utilizado no evento.
• Quantos clientes se envolveram no seu evento.

Os eventos também podem ajudar os seus clientes e potenciais clientes a vê-lo como uma fonte de confiança e, portanto, ajudar as suas conversões.

Métricas não-revenda:

Estas métricas podem ser muitas coisas diferentes, podem ajudar a ver se atingiu objectivos diferentes que não estão directamente ligados às receitas, ou se são mais elevados no funil.

• Conteúdo criado e como será redireccionado (social, blog, etc).
• Consciência da marca, visibilidade.
• Picos de tráfego no website.  

Sinais de audiência:

Essas métricas são muito úteis para os comerciantes de eventos compreenderem o que funciona ou não.

• Número de registos.
• Taxa de frequência.
• Convites por e-mail (tarifa aberta, CTR).
• Lembretes, mensagens nos meios de comunicação social e desempenho de acompanhamento.
• Novos pedidos, seguidores e contactos do Linkedin.
• Respostas ao inquérito de feedback.

"Estas métricas podem ajudá-lo a aprender como o seu conteúdo ressoa com as pessoas. Se as pessoas preencherem os seus inquéritos e abrirem os seus emails e clicarem neles, isso mostra que estão empenhadas".

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Tendências de eventos virtuais que devemos ter em consideração?

As empresas não devem abandonar a ideia de eventos virtuais só porque agora podem ir pessoalmente.

"As empresas que não desistirão do virtual, estarão um ou poucos passos à frente do que os organizadores de eventos que mudaram de volta para o presencial".

Primeiro foi a pandemia, mas há sempre algo mais que pode surgir; de orçamentos a diminuir, pessoas que agora trabalham a partir de casa, procura global, etc. O virtual ainda terá lugar, aconteça o que acontecer.

"Penso que será interessante ver como o virtual é "feito" e que agora está de volta pessoalmente, veremos como isto corre. “

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