5 maneiras de sobrealimentar as suas fugas

Está a preparar-se para organizar a sua próxima sessão de breakout? 

Quer seja um anfitrião de reuniões experiente, ou um principiante à procura de uma vantagem, a implementação destas dicas, truques e melhores práticas ajudá-lo-á a levar as suas sessões de breakout para o próximo nível! 

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O que é uma sessão de breakout? 

As sessões de breakout ou salas de breakout são pequenas micro reuniões planeadas que ocorrem durante uma reunião maior. As sessões de breakout tendem a ser menos estruturadas do que a reunião global e permitem aos colegas de equipa colaborar ou interagir a um nível mais pessoal. Quando a reunião pode acolher um grupo maior, as sessões de breakout são concebidas para dividir um grupo maior em grupos mais pequenos e mais curados, tornando possível que todos se envolvam na conversa. Os participantes na sessão de breakout são completamente isolados da reunião principal e prosseguem com os seus próprios áudio e vídeo únicos. 

Porque é que as equipas utilizam sessões de breakout? 

As sessões de breakout são utilizadas para obter granularidade e melhorar a participação dos participantes. Onde a reunião global pode ser mais obscura, a sessão de breakout permite que as equipas mergulhem nos detalhes. As sessões de breakout proporcionam às equipas o espaço necessário para mergulhar em tópicos relevantes, fornecendo-lhes simultaneamente as ferramentas necessárias para curar o grupo ideal. Estas reuniões mais granulares permitem às partes interessadas criar um espaço onde um grupo de pessoas com curadoria pode reunir-se para fazer perguntas significativas, acolher conversas aprofundadas, ou conhecer-se a um nível mais pessoal. 

Sobrecarregue as suas fugas com estes 5 passos simples: 

1. Conversas relâmpago 

As conversações relâmpago são uma excelente forma de animar uma sessão de fuga. As conversas relâmpago são conversas curtas e impactantes proferidas por um perito da indústria ou por um funcionário apaixonado. Estas conversas visam educar plataformas de reunião sobre um assunto específico, ao mesmo tempo que suscitam conversas significativas. Estas conversas são mantidas curtas e doces para que os participantes possam assistir a mais do que uma; no entanto, o facilitador da reunião irá normalmente definir os parâmetros, incluindo a designação de um orador e a escolha de quanto tempo a conversa irá durar antes da sessão de breakout. 

2. Rede de velocidade 

A ligação em rede rápida é uma excelente forma de tirar os participantes da sessão de breakout das suas zonas de conforto. Esta é uma excelente ferramenta a utilizar se os seus participantes podem não estar familiarizados uns com os outros ou mesmo se simplesmente não tiveram a oportunidade de se conhecerem a um nível pessoal. Como facilitador da fuga, pode considerar o planeamento de uma série de questões que os participantes da rede podem utilizar para dar início à sua rede de velocidade. Desta forma, os participantes podem começar a conhecer-se uns aos outros. 

As perguntas de amostra incluem: 

1. Em que departamento trabalha? 

2. Qual é o seu projecto favorito em que trabalhou?

3. Qual é a sua forma preferida de descontrair depois de uma longa semana de trabalho?

4. Sempre soube que queria trabalhar na sua função actual? 

5. O que é algo em que está actualmente a trabalhar e que o excita? 

3. Jogos 

As sessões de breakout podem ser tensas, especialmente se não houver um plano de jogo. Introduzir jogos na mistura é uma óptima forma de envolver o seu público enquanto quebra o gelo. Depois dos participantes se soltarem e se sentirem um pouco mais confortáveis, pode fazer a transição do breakout para se concentrar em tópicos mais sérios. Se o seu grupo for particularmente calmo ou reservado, esta é uma óptima maneira de os envolver e sair das suas zonas de conforto! 

Se estiver a reunir-se virtualmente, há uma série de recursos online que pode utilizar para alojar jogos divertidos ou mesmo jogos que pode jogar dentro do seu software de reuniões regulares. Os jogos simples que podem ser feitos com pouca ou nenhuma preparação incluem - Never Have I Ever, Two Truths and a Lie, ou mesmo um clube do livro clássico ou happy hour. O que é mais importante é escolher um jogo que acredite que ressoará com o seu público.

4. Pergunte-me Qualquer Coisa ou Sessões AMA 

As sessões AMA representam uma grande oportunidade para envolver o seu público e são excelentes se não teve a oportunidade de responder às perguntas de todos durante a fuga inicial. Durante as sessões "pergunte-me qualquer coisa", pode designar participantes para salas específicas e associá-los a especialistas da indústria ou líderes que possam responder às suas perguntas. É melhor avisar a todos, antes do intervalo, que irá organizar uma sessão AMA para que possam dedicar algum tempo a elaborar perguntas significativas. 

5. Sessões de definição de objectivos 

As sessões de definição de objectivos são ao mesmo tempo práticas e divertidas! Estas sessões encorajam os participantes a olhar para o futuro e a ter em mente a forma como desejam proceder. Por vezes o estabelecimento de objectivos sozinho pode ser assustador ou mesmo avassalador, mas acolher uma sessão de estabelecimento de objectivos ou um workshop num ambiente de grupo fornece aos participantes inspiração e apoio. 

As sessões de definição de objectivos também proporcionam aos participantes a oportunidade de mergulhar em objectivos específicos da reunião inicial. Por exemplo, se a reunião inicial falasse de objectivos e metas de marketing para o ano seguinte, poderia usar a sessão de definição de objectivos para mergulhar nos objectivos específicos do departamento e do papel que ajudam a aproximar a agulha dos objectivos maiores e a mais longo prazo. 

Melhores práticas para sobrecarregar as suas fugas

O sucesso das suas sessões de breakout depende do seu trabalho de preparação. Para além de encontrar novas e estimulantes formas de envolver os participantes, é também importante criar uma estrutura que faça com que o acolhimento de breakouts bem sucedidos e enérgicos seja uma brisa. Lembrar-se de atribuir períodos de tempo aos seus breakouts, entrar nos seus breakouts com um plano e objectivos finais em mente, e aproveitar um software imersivo são tudo o que pode fazer para sobrecarregar os seus breakouts. 

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