O melhor guia para o planeamento de eventos virtuais

Está a planear o seu próximo grande evento virtual? Se sim, veio ao sítio certo! Neste artigo, vamos ensinar-lhe tudo o que precisa de saber sobre eventos virtuais; incluindo a plataforma a escolher e estratégias avançadas de eventos virtuais para levar o seu próximo evento virtual ao próximo nível.

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O que é um evento virtual?

Um evento virtual pode ser simplesmente definido como uma reunião que tem lugar em linha. À semelhança dos eventos presenciais, os eventos virtuais têm por objetivo reunir pessoas que partilham os mesmos interesses por uma série de razões, incluindo o estabelecimento de redes, a criação de relações, a formação, a aprendizagem e muito mais. Os eventos virtuais podem assumir muitas formas, incluindo webinars, eventos de transmissão em direto, feiras comerciais em linha e conferências virtuais.

A vantagem dos eventos virtuais é que podem ser acedidos por qualquer pessoa em qualquer parte do mundo, desde que disponha de uma ligação estável à Internet. Para imitar as interacções presenciais e garantir a conetividade, os eventos virtuais recorrem frequentemente a ferramentas que ajudam a criar uma experiência mais interactiva, como a videoconferência, as salas de conversação, as sondagens em direto e muito mais.

Como funciona um evento virtual?

A virtual event is an online gathering that simulates an in-person event or set of interactions. To simulate an in-person event, a virtual event platform, like Remo, is used to facilitate the event. The virtual event can take any number of formats including but not limited to panel discussions, live presentations, round table chats, keynote speeches, and so much more. Depending on the platform chosen, participants will also have access to a wide range of features that make interacting online as opposed to in person seamless and effective. This means interacting via chat rooms, live polls, Q&As, video chats, virtual networking sessions, and more. The event host or facilitator will be present during the event to ensure everything runs smoothly from start to finish. This includes welcoming guests, answering any questions, and facilitating activities throughout the event. After the event has concluded, the event host or facilitator may follow up with a survey or questionnaire to collect feedback that can be used to inform future events.

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Eventos híbridos vs. eventos virtuais

Escolher entre organizar um evento híbrido e um evento virtual pode ser difícil, especialmente se não estiver bem informado sobre o que cada um tem para oferecer. Embora tanto os eventos híbridos como os virtuais tenham como objetivo reunir pessoas, os eventos virtuais permitem que os participantes se juntem exclusivamente através de uma plataforma online, enquanto os eventos híbridos permitem que os participantes se juntem tanto virtualmente como pessoalmente. A escolha entre os dois depende em grande medida do resultado pretendido. Se o seu público estiver concentrado numa área geográfica, talvez seja melhor organizar um evento híbrido. Se o seu público estiver muito disperso e não quiser ter limites geográficos, a organização de um evento virtual é a solução ideal.

Eventos virtuais versus eventos presenciais

Os eventos virtuais são o oposto dos eventos presenciais, uma vez que se realizam exclusivamente em linha. Os eventos presenciais têm uma audiência ao vivo e decorrem num local físico, enquanto os eventos virtuais decorrem num ambiente virtual que simula um evento presencial. É importante notar que os eventos virtuais são mais inclusivos. São menos dispendiosos e mais fáceis de realizar.

Reuniões virtuais vs. eventos virtuais

Já parou para pensar na diferença entre reuniões virtuais e eventos virtuais? As reuniões virtuais são interacções em tempo real que se realizam através de uma ferramenta de videoconferência entre um grupo selecionado e ocorrem normalmente a nível interno. Os eventos virtuais oferecem normalmente muito mais do que uma reunião virtual e ocorrem frequentemente entre um grupo muito maior de pessoas. Estas pessoas são frequentemente um público-alvo selecionado que está fora da sua organização.

Quais são os diferentes tipos de eventos virtuais?

Existem muitos tipos diferentes de eventos virtuais. A sua escolha dependerá em grande medida das suas metas, objectivos e público-alvo. Eis alguns dos tipos mais comuns de eventos virtuais:

1. Webinars

Um webinar é uma apresentação em linha ou workshops que se centram num tópico selecionado. Estes eventos virtuais são frequentemente transmitidos a um grupo selecionado e podem ser organizados por um único indivíduo ou por uma organização. O principal valor de organizar um webinar é ter a oportunidade de educar o seu público-alvo sobre um tópico selecionado, ajudando-o a comunicar em tempo real a partir de qualquer parte do mundo.

2. Conferências virtuais

Uma conferência virtual ou um webinar é uma reunião que se realiza num ambiente virtual por vários motivos. À semelhança das conferências presenciais, as conferências virtuais reúnem frequentemente oradores principais ou um grupo selecionado de profissionais para aprenderem uns com os outros, colaborarem, debaterem ideias ou trabalharem em rede.

3. Encontros virtuais

Um encontro virtual é uma reunião informal em linha que tem lugar entre indivíduos que partilham objectivos ou interesses comuns. Por exemplo, um encontro em linha pode ter lugar entre fundadores de empresas em fase de arranque que estejam ansiosos por aprender uns com os outros ou trocar ideias, ou mesmo entre cinéfilos que queiram contactar com outros amantes de cinema para discutir histórias.

4. Transmissão de eventos em direto

Os eventos de transmissão em direto são eventos que se desenrolam em tempo real e que são transmitidos pelo anfitrião e pelos convidados através da Internet. Os eventos de transmissão em direto podem ser utilizados para qualquer coisa, desde o lançamento de um produto a um jogo desportivo ou a um webinar. Os eventos de transmissão em direto são também excelentes recursos a utilizar se quiser alargar o seu alcance ou chegar aos consumidores que não podem participar num evento presencial.

5. Feiras de emprego virtuais

As feiras de emprego virtuais são eventos utilizados pelos empregadores para estabelecer contacto com potenciais empregados. À semelhança das feiras de emprego presenciais, estes eventos são utilizados para promover vagas e conhecer os candidatos. As feiras de emprego virtuais são especialmente importantes num ambiente virtual em que as organizações podem estar a contratar para oportunidades remotas, por oposição às funções presenciais.

6. Eventos virtuais de team building

Organizar um evento virtual de teambuilding é uma excelente forma de criar camaradagem entre equipas remotas. Os eventos virtuais de teambuilding são frequentemente utilizados entre organizações remotas para promover o trabalho em equipa e a colaboração através da utilização de jogos ou desafios que exigem trabalho em equipa e pensamento estratégico.

7. Seminários virtuais

Os workshops virtuais são eventos que se realizam em linha com o objetivo final de ensinar aos participantes uma nova competência. Pode ser qualquer coisa, desde um workshop sobre como melhorar a comunicação no local de trabalho até um workshop sobre como dar prioridade à saúde mental durante o trabalho à distância. Trata-se de oportunidades de aprendizagem que são frequentemente orientadas por um especialista do sector ou por um profissional qualificado.

8. Feiras online

As feiras comerciais online são exposições virtuais que permitem às empresas mostrar os seus produtos e serviços a potenciais clientes, na esperança de obter exposição adicional ou efetuar uma venda. Muitas vezes, com stands virtuais e oportunidades de criação de redes, as feiras comerciais em linha proporcionam às organizações uma excelente oportunidade para comercializarem os seus produtos e estabelecerem contactos genuínos.

9. Lançamentos virtuais de produtos

Frequentemente utilizados com o objetivo de obter uma audiência global, os lançamentos virtuais de produtos são eventos que permitem às organizações apresentar um novo produto, funcionalidade ou atualização a uma audiência online. Estes eventos são utilizados pelos anfitriões para criar entusiasmo em torno de um produto e pelos consumidores para saberem mais sobre um produto.

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Considerações sobre o planeamento e o acolhimento de eventos virtuais

A execução de um evento virtual exige que seja extremamente claro quanto às suas metas e objectivos e que escolha cuidadosamente os aspectos a incluir para atingir essas metas. Eis como começar a planear o seu evento virtual.

1. Definir o formato e o tema do evento

A definição do formato do evento é fundamental para organizar um evento virtual bem sucedido. Para definir o formato, é necessário determinar primeiro o seu objetivo. A partir daí, é possível trabalhar no sentido inverso e determinar o formato que o ajudará a atingir os seus objectivos. Muitas plataformas de eventos virtuais permitem-lhe criar um evento totalmente personalizável, com características únicas que lhe permitem incorporar o seu tema nas fibras do seu evento. Por exemplo, se estiver a organizar um evento virtual sobre saúde e bem-estar, pode querer utilizar uma ferramenta como a Remo para criar um ambiente virtual personalizado que imite um ginásio ou um estúdio de ioga.

2. Identifique o seu público e prepare os participantes

Identificar o seu público é importante por duas razões, sendo a primeira as preferências do utilizador. É importante identificar o seu público para que possa criar um evento que vá ao encontro das suas preferências. Isto permite-lhe tomar decisões mais informadas durante as fases preliminares de planeamento que, em última análise, conduzem a experiências mais positivas para os participantes. Em segundo lugar, é importante preparar os participantes para o seu evento virtual. É importante ter em conta que nem toda a gente pode ter conhecimentos técnicos ou estar bem familiarizada com o domínio dos eventos virtuais. Estas pessoas podem achar os eventos virtuais confusos ou mesmo esmagadores, razão pela qual é importante prepará-las com antecedência. Para o efeito, pode distribuir instruções ou mesmo um vídeo informativo antes do evento.

3. Convidar oradores, patrocinadores e especialistas do sector

Um evento virtual é tão bom quanto o seu conteúdo, e é por isso que é importante elaborar uma agenda abrangente que esteja repleta de segmentos valiosos. Convidar especialistas do sector e oradores convidados é uma excelente forma de tornar o seu evento mais cativante, ao mesmo tempo que proporciona aos seus convidados um valor adicional. Estes segmentos podem ser utilizados para organizar debates em mesas redondas ou para criar oportunidades de estabelecimento de contactos.

Antes de escolher um orador convidado e de convidar especialistas do sector, é necessário começar:

• Determinar a data e a hora do evento - quando é que o evento se realiza?
• Determine o objetivo do seu evento - o que pretende que as pessoas retirem do mesmo?
• Que tipo de orador procura - um orador principal ou um orador de sessão de discussão?
• Desenvolva o seu plano de marketing - está a planear contar com a ajuda dos seus oradores para
• anunciar o seu evento?
• O seu orçamento para um orador ou oradores - está disposto a pagar ou prefere adicionar um formulário de apresentação em que os especialistas se possam candidatar e oferecer o seu tempo?

4. Orçamento em conformidade

A chave para gerar um orçamento de evento virtual é identificar todos os componentes que têm um custo associado. Uma excelente forma de controlar os custos é criar uma folha de cálculo simples que pode ser utilizada para discriminar cada custo em pormenor. Se estiver a trabalhar com uma equipa para realizar o seu evento, é importante que todos sejam responsáveis pelo orçamento. Isto significa informar a sua equipa sobre o orçamento e ensiná-la a contabilizar corretamente o dinheiro gasto. Toda a equipa deve utilizar o controlo de despesas para revelar quanto dinheiro foi gasto e em que é que foi gasto.

5. Escolha a plataforma de eventos virtuais correcta

A virtual event platform is a software application or tool that can be downloaded directly to your device or broadcasted from the web platform to host online events including seminars, conferences, workshops, and more. Typically, a webinar platform is an all-encompassing tool that enables you to facilitate and host a virtual event seamlessly with a suite of tools that help with scheduling, registration, and audience engagement. Features often include screen sharing, polling, Q&A sessions, chat rooms, and whiteboards among others. A comprehensive virtual event platform, like Remo, will also provide analytics that can be used to gather audience insights like attendance and engagement while simultaneously providing you with the information you need to shape future events.

As plataformas de eventos virtuais estão a tornar-se cada vez mais importantes, à medida que as organizações de todo o mundo continuam a adotar políticas de remote-first, razão pela qual é importante saber mais sobre as plataformas de webinar que valem o seu tempo. Embora existam muitas opções à escolha, o Zoom, o Microsoft Teams, o Remo, o GoTo Webinar e o Webex provaram ser escolhas populares.

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Quais são as melhores plataformas de eventos virtuais para organizar eventos virtuais?

1. Zoom

O Zoom é uma plataforma de videoconferência baseada na nuvem que permite que indivíduos e organizações organizem e participem em reuniões virtuais, webinars e eventos online. O Zoom oferece aos utilizadores uma variedade de funcionalidades que ajudam a proporcionar experiências virtuais excepcionais, incluindo videoconferência e audioconferência, partilha de ecrã, fundos virtuais, gravação e reprodução, chat e salas de reunião. Com o Zoom, os facilitadores ou anfitriões podem atribuir participantes a salas de descanso manual ou automaticamente e podem definir temporizadores ou reatribuir participantes conforme necessário.

2. Microsoft Teams

O Microsoft teams é uma plataforma de comunicação colaborativa que permite aos indivíduos reunirem-se e partilharem informações em tempo real. Com o Microsoft teams, pode conversar com os seus colegas, fazer chamadas de vídeo ou áudio, ou realizar reuniões ou eventos virtuais com uma variedade de características e funções. Mais uma vez, os facilitadores podem criar salas de reunião manual ou aleatoriamente, e podem definir temporizadores ou terminar as salas de reunião manualmente.

3. GoToWebinar

O GoToWebinar é uma plataforma baseada na Web que permite às organizações acolher e gerir webinars em direto, eventos online e conferências virtuais. Esta plataforma oferece uma vasta gama de funcionalidades, incluindo páginas de registo personalizadas, opções de marca, lembretes automáticos por correio eletrónico, sondagens e inquéritos, e análises. O GoToWebinar permite que utilizadores como você apresentem o seu ecrã, vídeo e apresentação aos participantes em tempo real, tirando partido de funcionalidades interactivas como chat, perguntas e respostas e levantamento de mãos. Esta plataforma também permite que os utilizadores criem até 20 salas de discussão nas quais os participantes podem ser atribuídos manual ou aleatoriamente. Mais uma vez, os utilizadores podem definir temporizadores ou terminar estas salas de discussão manualmente.

4. Webex

A Webex é uma plataforma de colaboração e videoconferência baseada na Web que permite que utilizadores como você se liguem e colaborem online. Esta plataforma oferece funcionalidades como videoconferência e audioconferência HD, partilha de ecrã, partilha de ficheiros, fundos virtuais, gravação e salas de descanso. A Webex também permite aos utilizadores organizar e participar em reuniões virtuais, webinars e sessões de formação a partir de qualquer lugar ou dispositivo.

5. BigMarker

A BigMarker é uma plataforma tudo-em-um para acolher webinars, eventos online e conferências virtuais. Esta solução baseada na nuvem permite que as empresas, organizações e indivíduos criem, gerem e realizem webinars e eventos de alta qualidade com uma série de funcionalidades, incluindo transmissão em direto, partilha de ecrã, quadros brancos, sondagens, salas de discussão e muito mais. À semelhança de outras plataformas, o BigMarker suporta salas de descanso e os utilizadores podem atribuir salas de descanso manual ou automaticamente e definir temporizadores ou terminar as salas de descanso manualmente.

6. Remo

Remo is a virtual event platform that was built to help users host exceptional experiences. Designed to replicate in-person networking experiences, Remo is the ideal solution for anyone that is looking to host interactive virtual events, conferences, or meetings. Unlike other platforms on this list, Remo provides you with a virtual venue where participants can interact with each other and engage with the event host or speakers. In addition to features like video and audio conferencing, screen sharing, interactive whiteboards, virtual backgrounds, and breakout rooms, Remo also makes it possible for you to create a fully customizable virtual environment for your event.

Estratégias avançadas de eventos virtuais para levar o seu evento para o próximo nível

Strategy 1: Promote your event

Ao contrário dos eventos tradicionais, que necessitam de 6 a 12 meses de planeamento, é possível conceber e realizar um evento virtual em pouco tempo. Eis algumas dicas gerais a ter em conta ao promover o seu evento:

Antes do evento:

• Criar páginas de destino.
• Enviar lembretes por correio eletrónico.
• Criar um sítio Web para o evento.
• Enviar campanhas de correio direto.
• Descubra quem é o seu público-alvo.
• Crie concursos e publicações nas redes sociais.
• Lance as suas campanhas de marketing por correio eletrónico.

Durante o evento:

• Partilhar recursos descarregáveis.
• Continuar a enviar mensagens electrónicas de aviso.
• Utilize o chat em direto ou chatbots para responder a perguntas.
• Organizar actividades e experiências com a marca.
• Fazer actualizações em tempo real nas redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn).

Estratégia 2: Criar um ambiente virtual personalizado

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Estratégia 3: Reunir patrocínios

Os patrocínios de eventos são uma excelente forma de cobrir os custos do seu evento. Não só isso, mas uma lista de patrocinadores de eventos notáveis ajuda a construir confiança e credibilidade. As plataformas de eventos virtuais, como a Remo, possibilitaram a inclusão de patrocinadores no seu evento virtual, fornecendo-lhe o espaço necessário para os incluir na sua planta. Tudo o que tem de fazer é selecionar uma planta que inclua espaços para banners de patrocinadores.

Estratégia 4: Acompanhamento através de sondagens e inquéritos

A recolha de feedback após a conclusão do evento é uma excelente forma de obter informações que de outra forma não estariam disponíveis. Esta pode ser uma óptima forma de receber feedback, interagir com os participantes e reforçar a sua rede. Estas informações ajudá-lo-ão a saber o que correu bem e o que correu mal, de modo a poder reforçar os verticais de sucesso em eventos futuros.

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