Como iniciar uma empresa totalmente remota

A popularidade e a atração do trabalho remoto têm vindo a crescer rapidamente nos últimos anos. Como resultado, cada vez mais empresas estão a fazer a transição de locais centralizados de tijolo e argamassa para equipas com base remota.

Porque é que as empresas estão a optar pelo teletrabalho?

Há muitas vantagens na transição para uma empresa com base remota. Dito isto, os avanços tecnológicos podem ser a única razão para algumas empresas efectuarem a mudança.
As melhorias na tecnologia informática, vídeo e áudio tornaram a comunicação dentro da empresa praticamente ininterrupta. O desenvolvimento de ferramentas de fluxo de trabalho de terceiros criou espaços de colaboração onde as equipas podem trabalhar virtualmente em conjunto e em tempo real, a partir de qualquer parte do mundo.
Dito isto, há muitas outras razões pelas quais tantas empresas estão a optar pelo trabalho remoto. Vejamos alguns dos prós e contras da transição para uma empresa remota.

As vantagens de trabalhar à distância

1. Sem deslocações

A menos que esteja a viajar para um WeWork ou outro espaço de trabalho colaborativo, uma empresa remota significa que não há deslocações. Em última análise, isto significa um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal com os seguintes benefícios:

1. Sem ficar parado no trânsito, o que significa que não há stress ao tentar chegar ao trabalho ou a casa
2. Menos dinheiro gasto em combustível e estacionamento
3. Redução da pegada de carbono
4. Melhoria da relação com o cônjuge
5. Mais tempo com a família
6. Dieta mais saudável com acesso a uma cozinha e a alimentos acabados de cozinhar.
7. Improved work-life balance

2. Redução de custos, menos despesas gerais

Sejamos realistas, o aluguer é caro. Se está a tentar fazer crescer uma pequena ou média empresa numa área urbana, os custos gerais vão ser difíceis. Se descontarmos a renda do espaço de escritório, os custos de mobiliário, os sistemas telefónicos, os custos de Internet, os serviços públicos e o estacionamento, pouparemos muito dinheiro em despesas gerais se optarmos pelo trabalho remoto.

3. Acesso a uma reserva de talentos maciça e ilimitada

Operar um negócio físico significa recrutar talentos locais. Como uma empresa com base remota, tem a opção de contratar quem quiser, em qualquer parte do mundo. Imagine as alturas a que pode levar a sua empresa ao contratar os melhores talentos do mundo.
Além disso, hoje em dia, o termo "nómada digital" é mais relevante do que nunca. As tendências #vanlife das redes sociais despertaram o desejo de viajar nos jovens profissionais, e o trabalho remoto é a sua chave. Para algumas indústrias, recrutar os melhores talentos significa adaptar-se a essa tendência e tornar a sua empresa acessível a qualquer pessoa.

Os desafios do teletrabalho

Embora as vantagens da transição para uma empresa totalmente à distância sejam vastas, não subestime os desafios. Quer esteja a iniciar uma nova empresa ou a fazer a transição para uma empresa já existente, passar a trabalhar à distância não é um processo fácil.
Por exemplo, se não contratar as pessoas certas, pode deparar-se com vários problemas de produtividade, motivação e solidão dos seus empregados. A aptidão para trabalhar à distância não é uma qualidade inerente a todas as pessoas, o que é importante ter em conta.
E não se esqueça que isto também se aplica a si, enquanto fundador. Certifique-se de que possui as ferramentas e as competências adequadas para gerir uma empresa à distância de forma eficaz e eficiente. Aqui estão os desafios e os contras de começar (ou fazer a transição para) uma empresa à distância. Certifique-se de que está bem equipado para estes desafios antes de começar:

1. Questões de comunicação

A comunicação é vital para o sucesso de uma empresa à distância. Como proprietário de uma empresa, deve ser capaz de fornecer aos seus empregados as ferramentas e a confiança de que necessitam para comunicar eficazmente uns com os outros. Mais importante ainda, tem de saber se essa comunicação está ou não a acontecer e ajustar a sua estratégia em conformidade.
Além disso, a transmissão de informações é extremamente importante. É muito mais difícil interpretar mal uma pessoa quando ela está mesmo à sua frente. Os textos, no entanto, podem ser facilmente interpretados de forma incorrecta. Para garantir uma comunicação eficiente, recomendo a implementação de software baseado em vídeo e áudio que permita aos membros da equipa interagirem uns com os outros cara a cara.

2. Má organização

Gerir um negócio remoto bem sucedido requer atenção aos detalhes, objectivos claros e uma excelente organização. Isto pode ser um desafio para uma empresa com base remota se não tiver um sistema implementado antes do lançamento.
O software de colaboração baseado na nuvem pode ser incrivelmente útil para manter a organização dentro da sua empresa. As aplicações de gestão de tarefas como o Trello são óptimas para organizar projectos, atribuir tarefas e acompanhar relatórios de progresso.
O Google Drive também é excelente para colaborar em documentos e folhas de cálculo partilhados em tempo real. Aqui na Remo, gostamos muito do Loom para criar vídeos de instrução instantâneos. Sendo uma extensão do Chrome, pode gravar uma partilha de ecrã, um vídeo pessoal ou ambos. É útil para gravar reuniões ou vídeos de formação.

3. Falta de produtividade e de motivação

It’s much harder to gauge the productivity of your employees when you can’t observe them throughout the day. Conversely, it’s much easier for an employee to get distracted or lose motivation when they aren’t being watched.
This is why it’s so important to know how to hire the right people. Being a successful remote employee means being results driven, self-motivated, independent, good at problem-solving, and much more.

As a manager or business owner, you must have a way of tracking the progress of your employees. Time tracking software can be useful for doing this. Setting deadlines for concrete deliverables is also incredibly useful for measuring productivity and success.

Como iniciar (ou fazer a transição para) uma empresa remota de sucesso

Pesar os prós e os contras de lançar (ou fazer a transição para) uma empresa remota de sucesso pode ajudá-lo a decidir se é a escolha certa para a sua empresa. No entanto, ainda há muito a considerar antes de iniciar o processo.

Porque é que quer criar uma empresa à distância?

Como proprietário de uma empresa, é vital ter uma noção sólida do que motiva as suas decisões. A transição para o trabalho remoto é uma transição complexa que requer muita pesquisa, experiência e conhecimento. Se apressar o processo, pode estar a preparar a sua empresa para o fracasso.
Mais importante ainda, porque é que quer que a sua empresa se torne remota? É para sua própria conveniência e redução de custos como proprietário? Ou acredita que os seus empregados irão prosperar com mais autonomia? Seja qual for a motivação para iniciar ou fazer a transição para uma empresa remota, certifique-se de que é pelas razões certas.

Onde ficará sediada a sua empresa remota?

Esta pergunta é relevante para qualquer empresário que pretenda contratar fora do seu estado ou país. Como proprietário de uma empresa, o endereço físico associado à sua empresa será muito provavelmente no estado em que reside atualmente.
É extremamente importante ter em conta os impostos quando se cria uma empresa remota. Em alguns casos, a contratação de alguém fora do seu estado pode sujeitá-lo às leis fiscais do estado de ambos os locais.
A contratação fora do país é ainda mais complicada. Recomendo vivamente a procura de aconselhamento jurídico e financeiro profissional antes de optar pela atividade remota.

Como pagar aos trabalhadores à distância

Os cheques impressos são uma coisa do passado, especialmente quando se trata de trabalho remoto. Considere a utilização de um fornecedor de folhas de pagamento baseado na nuvem, como o Gusto, para evitar dores de cabeça.
As ferramentas de software como serviço, como o Gusto, integram-se frequentemente com outros serviços, como software de controlo de tempo e serviços de RH. Recomendo que faça alguma pesquisa para determinar qual o serviço de processamento de salários que melhor se adequa às necessidades da sua empresa.

Que benefícios proporcionará aos seus empregados?

Antes de começar a levar o seu negócio para longe, tenha um plano e um orçamento para os benefícios dos empregados. Outro aspeto positivo do Gusto é o facto de oferecer recursos e conselhos de corretores licenciados para ajudar os empregadores a escolher pacotes de benefícios.
Tenha em mente que cobrir o seguro de saúde de um funcionário fora do país é um jogo diferente. Muitas vezes, os empregadores atribuem aos empregados remotos fora do país um subsídio mensal para cobrir os custos do seguro de saúde. Como proprietário de uma empresa, é importante ter em conta esta despesa potencial no seu orçamento global antes de começar.

Como manterá uma comunicação e uma gestão do trabalho eficazes?

Para criar uma empresa remota de sucesso, certifique-se de que tem uma ideia clara de como e quando irá comunicar com a sua equipa antes de começar. Manter-se ligado e envolvido com a sua equipa é vital para a produtividade.
Igualmente importante é garantir que os seus empregados se sentem ligados a si e à empresa. É fácil para os trabalhadores remotos sentirem-se isolados ou desconectados. Uma comunicação eficaz, apoio e gestão da equipa ajudarão os seus empregados a sentirem-se envolvidos e parte da equipa.
Recomendo que faça alguma pesquisa sobre vários centros de comunicação e colaboração virtuais para determinar qual é o mais adequado para a sua empresa. Eis alguns aspectos a considerar:

1. Se a comunicação for um problema, considere uma aplicação que se integre perfeitamente com vídeo, áudio e partilha de ecrã. Isto pode ser especialmente útil para quem está prestes a lançar uma nova empresa remota. Nada supera a interação cara a cara, mesmo que seja virtual. O nosso produto, Remo, prospera neste espaço.
2. Que ferramentas são essenciais para as funções internas da sua empresa? Se precisar de aceder a uma grande base de dados de partilha de ficheiros, o Google Drive é o número 1.
3. Se precisar de um centro de comunicação a que os seus funcionários possam aceder facilmente através dos seus smartphones, considere utilizar o Skype, o WhatsApp ou o Slack como ferramenta para toda a empresa.
4. Se a gestão de tarefas for um problema, existem inúmeras aplicações baseadas na nuvem para ajudar a definir prazos, atribuir projectos, acompanhar o progresso e muito mais. Como mencionei anteriormente neste artigo, o Trello é um ótimo recurso para este efeito.

Como é que vai manter os seus empregados felizes e motivados?

Reconhecer as realizações dos colaboradores pode ser muito útil. Quando os trabalhadores remotos sentem que o seu trabalho árduo é apreciado, sentem-se bem com o esforço que fizeram. Além disso, o reconhecimento irá motivar os trabalhadores remotos a esforçarem-se por atingir padrões mais elevados.
Aqui na Remo, temos uma reunião semanal em toda a empresa especificamente para este fim. Todos os trabalhadores remotos partilham as suas vitórias, desafios e objectivos para a semana com toda a empresa. Esta reunião semanal da equipa remota revelou-se extremamente benéfica em muitos aspectos:

1. Todos os funcionários são informados do que está a acontecer a nível de toda a empresa. Isto ajuda os trabalhadores remotos de outros departamentos a sentirem-se ligados e parte de uma equipa maior.
2. Melhora a comunicação entre departamentos. Quando os trabalhadores remotos conhecem o volume de trabalho dos colegas, é muito mais fácil gerir as expectativas e delegar tarefas entre departamentos.
3. Todos os funcionários, independentemente da sua posição na empresa, têm a oportunidade de serem reconhecidos pelas suas realizações por toda a equipa.
4. Discutir os desafios de cada um é uma óptima oportunidade para sensibilizar os colegas de trabalho ou a direção para um problema que precisa de ser resolvido. Se o fizerem numa reunião semanal de toda a equipa, os trabalhadores terão um espaço seguro para expressar as suas preocupações sem terem de falar individualmente com os seus superiores.

Os jogos de quebra-gelo para equipas virtuais são também ferramentas incrivelmente eficazes para garantir que os seus empregados remotos se mantêm ligados, felizes e produtivos. Ajudam também a reforçar as equipas remotas, a melhorar a comunicação e muito mais. Para mais informações sobre os jogos de quebra-gelo para equipas virtuais, leia o nosso artigo aqui e transfira o nosso livro eletrónico GRATUITO introduzindo o seu e-mail abaixo:

Organizar uma reunião anual da empresa

Em muitas empresas remotas, os empregados podem passar anos a trabalhar juntos sem nunca conhecerem pessoalmente os seus colegas de equipa. As reuniões anuais ou os retiros da empresa ajudam a reforçar os laços dentro da empresa.
Isto é especialmente benéfico para os trabalhadores remotos que desejam interagir com os seus colegas de trabalho a nível pessoal, mas não sabem como. As reuniões da empresa proporcionam um ambiente descontraído para os trabalhadores remotos se conhecerem fora do trabalho.
Como proprietário da empresa, tem também a oportunidade de transformar uma reunião de toda a empresa numa recompensa anual para os seus empregados remotos. Os retiros da empresa podem ser algo que todos os trabalhadores remotos esperam ansiosamente todos os anos.
Para reuniões de empresa durante todo o ano, não relacionadas com o trabalho, os jogos online são excelentes construtores de equipas. Os jogos virtuais podem oferecer uma pausa a meio do dia em que os trabalhadores remotos podem criar laços entre si num ambiente divertido.

Over to you

Fazer a transição ou lançar uma empresa remota de sucesso pode oferecer muitos benefícios a nível empresarial. Dito isto, é demasiado fácil ignorar os potenciais desafios que se lhe deparam enquanto empresário durante a transição.
Certifique-se de que está preparado para todos os aspectos da gestão de uma empresa à distância antes de começar. Pese os prós e os contras para determinar se o teletrabalho irá realmente beneficiar o sucesso e a saúde geral da sua empresa.
Se estiver a fazer a transição de uma empresa tradicional para uma empresa à distância, certifique-se de que os seus actuais funcionários estão preparados para a mudança. Nem toda a gente consegue trabalhar em casa, pelo que é importante avaliar previamente os seus empregados. Caso contrário, pode estar a preparar a sua empresa para o fracasso.
Se for um novo empresário a lançar uma empresa à distância, é essencial contratar as pessoas certas. Certifique-se de que sabe quais as qualidades a procurar num trabalhador remoto, bem como as melhores práticas de contratação. Para obter mais informações sobre como contratar trabalhadores remotos, fique atento ao nosso próximo artigo. Nele encontrará todas as informações de que necessita para garantir que cria a equipa mais bem sucedida possível.
Deixe-nos um comentário abaixo se tiver mais alguma questão. Se já fez a transição ou lançou uma empresa remota de sucesso, partilhe as suas experiências nos comentários abaixo!