CASSS é um profissional sem fins lucrativos, sociedade científica com mais de 5.000 membros, profissionais da indústria, académicos, e reguladores. A organização tem como objectivo reunir pessoas para trabalhar em rede e partilhar soluções científicas.
Ao proporcionar oportunidades educacionais e de trabalho em rede aos seus membros, o CASSS facilita a partilha de recursos, informação e melhores práticas que fazem avançar o conhecimento científico.
"O objectivo da nossa organização é reunir pessoas para trabalhar em rede, partilhar soluções científicas e emparelhar a indústria com os reguladores, a FDA e os reguladores de todo o mundo, que estão a fazer todos os regulamentos sobre os medicamentos e a forma como os fabrica"
-Randi Jacobs, Gestor de Tecnologia de Programas e Eventos na CASSS
Fazem-no através de uma série de reuniões organizadas ao longo do ano. Estas reuniões variam de meio dia a simpósios de vários dias com mesas redondas, sessões de posters, salas de exposição, painéis interactivos, pequenos grupos de discussão, workshops, fóruns regionais, e muito mais.
Manter a indústria biofarmacêutica ligada
O CASSS acolhe cerca de 13-18 reuniões por ano para os seus membros se reunirem, e todas elas se baseiam em diferentes tópicos.
Quando encarregados de trazer estes variados e intrincados eventos online, Carolyn Slade, Gestora de Programas, e Randi Jacobs, Gestora de Tecnologia de Programas e Eventos na CASSS, iniciaram a sua procura por uma plataforma de eventos virtuais.
Precisavam de uma solução que pudesse traduzir sem problemas os meandros dos seus eventos num meio virtual.
Com a natureza altamente interactiva das sessões de cartazes e mesas redondas, precisavam de uma plataforma que permitisse que os seus apresentadores, oradores e participantes interagissem facilmente entre si e com a sua investigação.
Os instrumentos essenciais para uma experiência de eventos virtuais de sucesso
Após testar Remo, Carolyn e Randi sabiam que esta seria a plataforma certa para os eventos CASSS. Principalmente porque dava aos convidados a liberdade de se deslocarem entre mesas e edifícios e escolherem com quem e o que interagiam.
"Carolyn é a que pode ficar com os louros por nos apresentar a Remo. Ela tinha ouvido falar e ouvido coisas boas sobre o assunto. Por isso, mergulhámos e não olhámos para trás".
Ao utilizar a vasta gama de características e recursos oferecidos pela Remo, a CASSS foi capaz de personalizar e moldar a plataforma de acordo com as necessidades dos seus eventos:
Planos de Piso Personalizados
Conseguiram desenhar plantas baixas para se adaptarem a cada um dos seus tipos de eventos, o que desempenhou um papel maciço no sucesso dos seus eventos. Criaram designs especificamente para sessões de posters, mesas redondas, salas de exposição, e salas de recepção em rede. Até recriaram o foyer do hotel onde habitualmente organizavam os seus eventos físicos.
Banners do Patrocinador
As sessões de cartazes requerem a criação de stands individuais para cada apresentador, e a CASSS foi capaz de recriar isto virtualmente utilizando banners de patrocinadores com sucesso. Fizeram plantas personalizadas e utilizaram cada banner de patrocinador para criar um "stand" para cada cartaz. Todos os participantes podiam então simplesmente "subir" a estes stands e interagir com o apresentador e as suas pesquisas.
"[Para a sala de cartazes], temos quadrados com pequenos círculos em pé à volta de um cartaz de patrocinadores, e criámos imagens dos números dos cartazes como P101, P102. Depois utilizo o nome da mesa como o título real do cartaz. Assim, há duas maneiras de os participantes poderem determinar para onde gostariam de ir".
Ligação de eventos através de Directórios de Eventos
Esta característica foi benéfica para os seus simpósios de vários dias e eventos de maior dimensão, onde tiveram sessões de posters, mesas redondas, e outras sessões de oradores a decorrer simultaneamente. A capacidade de ligar edifícios de eventos assegurava que os seus convidados pudessem saltar entre sessões de forma rápida e fácil.
Anúncios e características do Chat
Com várias sessões a decorrer ao mesmo tempo, a equipa da CASSS utilizou anúncios e chat para manter os participantes informados. Utilizavam-nos para dar as boas-vindas aos participantes e dar-lhes lembretes e instruções como - quando um evento noutro edifício estava prestes a começar e como poderiam juntar-se a ele.
Plataforma com base no navegador
A maioria dos participantes e expositores do evento CASSS representam organizações governamentais, e por isso precisavam de uma solução que não exigisse nenhuma configuração adicional ou downloads. A participação em eventos na Remo foi simplificada para os seus convidados, uma vez que apenas necessitavam de acesso a um separador do navegador.
Equipas de Apoio ao Cliente Remo e Chat de Sucesso
O pronto apoio oferecido pela Remo foi uma parte essencial do planeamento e execução bem sucedida do evento CASSS.
"Sei que a sua equipa é pequena, mas poderosa também. Por isso, parabéns a eles. Quero que eles recebam o reconhecimento que merecem. Eles são rápidos e receptivos. E isso é outra coisa que nos ajuda nas nossas reuniões, pois os participantes podem simplesmente clicar no botão Need Help em qualquer altura".
O futuro virtual dos simpósios e encontros biofarmacêuticos
Ao utilizar a Remo para acolher as suas reuniões e eventos, a CASSS conseguiu manter os seus mais de 5.000 membros ligados e empenhados.
"Tivemos sessões de cartazes realmente bem sucedidas, e um dos maiores elogios que ouvimos dos participantes e do comité do programa foi o facto de adorarem o facto de os apresentadores dos cartazes poderem interagir ao vivo com os participantes".
Desde o seu primeiro evento em Remo, a CASSS tem acolhido na plataforma muitos eventos significativos como os seus simpósios da WCBP, que incluíram tanto mesas redondas como pavilhões de exposição. Também organizaram as suas reuniões regulares mais pequenas que enfatizam significativamente o trabalho em rede em Remo. Em média, os seus eventos contam com cerca de 150 a 250 participantes.
Em 2022, a CASSS levará os seus eventos para um formato híbrido enquanto continua a utilizar Remo para os seus participantes virtuais e eventos.
Uma vez que as suas mesas redondas virtuais foram as mais bem sucedidas, esperam continuar a acolher os que estão em Remo para os seus participantes virtuais. O CASSS continuará também a planear e a acolher os seus eventos de rede, grupos de discussão e fóruns regionais de menor dimensão e mais íntimos, praticamente num futuro próximo.
Está pronto para acolher as sessões de posters interactivos da sua organização e as mesas redondas sobre Remo?
Como CASSS usou Remo para trazer os seus Simpósios de Vários Dias, Sessões de Poster, e Reuniões Online.
